Gerenciando pagamentos

Se você usa pagamentos manuais, online e/ou por créditos, estas orientações ajudam a administrar pagamentos, lidar com exceções e processar reembolsos.

Abaixo você encontra:

• Visão geral e gerenciamento de pagamentos
• Permitir que usuários paguem depois
• Reembolsos
• Gerenciar créditos

Visão geral e gerenciamento de pagamentos

Você pode ver uma tabela com o status de pagamento de cada agendamento na página Supervisionar. Os ícones P e + indicam o status do pagamento; P significa que o pagamento está pendente, enquanto + significa que o pagamento foi concluído e a reserva aprovada. No sistema de créditos, +© indica que a reserva foi paga total ou parcialmente com crédito. Além disso, … indica que o pagamento está em andamento, enquanto L sinaliza que o usuário escolheu pagar mais tarde. Há alguns símbolos adicionais relacionados a falhas de pagamento na lista de códigos de status.

Se você escolheu trabalhar com pagamento manual por transferência bancária, cheque ou Venmo, os agendamentos aparecerão como pendentes de aprovação: P no seu calendário. Assim que receber o pagamento, você precisará aprovar a reserva manualmente (veja Gerenciando agendamentos e clientes).

Ajustar o status do pagamento

Há momentos em que você pode precisar substituir manualmente o processo de aprovação. Por exemplo, pode querer marcar uma reserva como paga porque decidiu oferecê-la gratuitamente ou porque já recebeu o pagamento por outro canal. Ao visualizar os detalhes da reserva como administrador, você verá o botão Aprovar ou Reverter, que pode ser usado para alterar ou desfazer o status atual.

Restaurar reservas expiradas

Quando um usuário faz uma reserva, mas não conclui o pagamento, a reserva expira após cerca de 15 minutos e é movida para a lixeira para não ocupar um horário. Na lixeira, reservas expiradas são marcadas com o ícone T. Para restaurar uma reserva expirada, vá até Supervisionar > Visão geral > Mostrar lixo, clique no ícone à direita da reserva e depois clique em Restaurar reserva.

Se um usuário levar mais de 15 minutos para pagar e o pagamento chegar depois do tempo limite automático, a reserva correspondente será restaurada automaticamente da lixeira. Nesse caso, existe uma chance muito pequena de que outro cliente tenha ocupado o horário nesse intervalo. Se isso acontecer, o administrador receberá um e-mail avisando que será necessário resolver a dupla reserva manualmente.

Permitir que usuários paguem depois

Em muitos negócios, é comum faturar o cliente depois que o serviço foi prestado, e não no momento da reserva. Nesse caso, o recurso de faturamento é útil. O faturamento também pode ser usado se você quiser que seus clientes paguem antes do serviço, mas não necessariamente no momento do agendamento.

No entanto, em alguns casos você pode querer dar ao cliente a opção de pagar antes ou depois. Nesse caso, você pode ativar a opção “Solicitar pagamento, mas permitir que o usuário pague depois” na página Configurar > Processo. O cliente verá um botão adicional “Pagar depois” na tela de checkout, que poderá usar para pular o pagamento. A reserva ficará marcada com o ícone L. Observe que, nesse caso, você mesmo terá de cuidar da cobrança, porque o cliente já não estará mais no nosso site e nós não poderemos cobrar dele.

Um caso especial disso é a opção “Usuários na lista de espera não pagam até receberem uma vaga” na mesma página. O cliente ignora completamente a tela de checkout se estiver na lista de espera. Se você usar o sistema de créditos e o cliente receber uma vaga confirmada depois, o sistema deduzirá o valor do crédito desse usuário.

Você pode se perguntar o que acontece se alguém está na lista de espera, mas quando recebe uma vaga confirmada já não tem mais crédito suficiente. Talvez porque ele tenha gasto o crédito em outro agendamento nesse intervalo. Nesse caso, o sistema verifica se a opção “… permitir que o usuário pague depois” está ativada. Se estiver, o usuário recebe a vaga e o status dele permanece como “Pagar depois”. Se os usuários não puderem pagar depois, então esse usuário é ignorado e a próxima pessoa da lista de espera recebe a vaga, desde que tenha crédito suficiente.

Reembolsos

Quando você usa pagamento online e quer reembolsar um cliente, precisa fazer isso por meio do seu provedor de pagamento. Depois que o reembolso for realizado no provedor, a reserva associada será automaticamente marcada como reembolsada no seu calendário e movida para a lixeira. Observe que, se você ou seus usuários cancelarem uma reserva no calendário, o valor não será automaticamente reembolsado no provedor de pagamento. Na prática, não temos permissão para alterar seus pagamentos depois que eles ocorrem, o que faz sentido por motivos de segurança. Portanto, nada do que você fizer no calendário mudará os pagamentos diretamente.

Se você ativou o sistema de créditos e permite que usuários cancelem suas reservas, os créditos serão devolvidos automaticamente quando o usuário cancelar uma reserva.

Gerenciar créditos

Você pode atualizar o saldo de crédito de usuários individualmente por meio de Gestão de usuários. Se precisar fazer alterações em massa, poderá exportar a base de clientes em formato CSV separado por vírgulas via Exportar. Depois de aplicar as alterações, salve o arquivo e envie-o novamente por meio de Importar. Observe que Importar aceita apenas arquivos CSV.

Em Controle de acesso você pode escolher redefinir automaticamente o nível de crédito dos usuários para um valor predeterminado no primeiro dia de cada mês.