Gerenciando agendamentos e clientes

A maior parte de sua interação diária com o sistema SuperSaaS será através da seção Supervisionar do seu horário (s). Aqui você pode rever suas reservas e, se for o caso, aprovar ou rejeitá-las. Vários relatórios de uso padrão estão disponíveis aqui, oferecendo-lhe uma visão sobre a forma como as pessoas interagem com seu calendário.

Em Gerenciamento de usuários você tem acesso a todos os detalhes de seus usuários. Se você escolher um termo diferente para seus usuários, tais como “clientes”, esta opção seria nomeada como Gerenciamento de Clientes Aqui também é onde você vai quando você precisa fazer um agendamento em nome de alguém. Importação e exportação de informações do usuário é feito em Importar e Exportar respectivamente.

Revisando suas reservas

Em Supervisionar > Visão geral, você pode rever todos os seus agendamentos futuros. Você pode acessar uma visão geral das reservas antigas e apagados através dos links Mostrar Histórico e Mostrar Lixo respectivamente. A visão geral pode ser classificada clicando nos cabeçalhos das colunas. Se a seu calendário tem vários recursos ou serviços, um menu dropdown está disponível para filtrar os compromissos de um determinado recurso ou serviço.

Usando a barra de pesquisa abaixo da descrição, você pode encontrar as reservas de uma determinada pessoa. Outra maneira de obter uma visão geral das nomeações de alguém (em vários horários) é em Gerenciamento de usuários.

As informações exibidas na visão geral são configuradas em Configurar > Layout. Aqui você pode selecionar qualquer um dos campos de detalhes de reserva obrigatórias e opcionais, incluindo campos personalizados, a serem mostrados como colunas nas telas de lista como esta visão geral.

À direita de cada entrada, você vai ver dois ou mais ícones. Clicando no ícone do calendário, , irá mostrar o agendamento/vaga na agenda, enquanto o ícone de edição, , Permite que você faça alterações no agendamento/vaga (veja abaixo). Em um calendário de capacidade, o ícone lupa, , permite que você de zoom nas reservas para uma vaga em particular.

Para agendamentos com o pagamento ou aprovação do sistema também é exibido uma coluna com símbolos como + ou C. Você pode passar o mouse sobre o símbolo para ver um pop-up com uma explicação sobre o símbolo, você também pode olhar na lista de todos os símbolos códigos de status.

Aprovando reservas manualmente

Se você trabalha com a aprovação do administrador, você também verá um P na visão geral de reserva para reservas pendentes ou um + para reservas que já tenham sido aprovados; +© se pago com créditos. Na calendário, as reservas que ainda precisam ser aprovados serão mostradas em um sombreamento mais leve. O administrador também pode optar por receber um e-mail para cada pedido de aprovação (veja Configurando o processo de reserva).

Para aprovar uma reserva, clique no ícone de edição. No pop-up que aparece, logo abaixo os detalhes da reserva, você verá o status de aprovação em azul e um botão de Aprovar. No caso da reserva já ter sido aprovada, vai aparecer um botão de Reverter, que permite revogar a sua aprovação, se necessário.

Note que os superusuários também têm acesso a visão geral das reservas. Por padrão, os superusuários são capazes de aprovar reservas. Isto pode ser alterado, se necessário, em Configurar > Acesso, desmarcando Permitir que superusuários alterarem as reservas de outras pessoas (veja também Direitos de acesso de Super usuários)

Fazer agendamentos em nome de alguém

Se você receber uma reserva por telefone ou e-mail, você pode querer adicioná-la ao calendário você mesmo. Mas uma vez que você está logado como administrador, a reserva irá mostrar como pertencentes ao administrador. Para evitar isso, você pode querer “agir em nome do” alguém. Se você fizer a maior parte ou todas as suas reservas em nome de outras pessoas e você não se importa que eles sejam listados como seus próprios compromissos, há também uma maneira mais rápida de trabalhar explicado mais a frente.

Para agir em nome de alguém, vá para Gerenciamento de usuário. Você só pode agir em nome de usuários registrados. Então, você primeiro precisa criar um novo usuário, se essa pessoa não estiver registrada. Depois clique na seta azul, , a direita de detalhes de usuários. Isto irá te levar para o seu painel, onde você pode selecionar o calendário que quer usar para a reserva. Na barra superior, ao lado de seu próprio nome de usuário, você verá o endereço de nome de usuário/e-mail da pessoa em cujo nome você está agindo. Se você agora fizer uma reserva, ele vai listar como criado por essa pessoa, seguido por uma barra e o nome da pessoa que realmente fez a reserva. Isso garante que a reserva seja listada na agenda do usuário e que confirmações automáticas de e-mails de lembrete sejam enviadas a ele, se for o caso.

Para parar de agir em nome de alguém, basta clicar em seu nome de usuário no canto superior direito da tela. Enquanto você está agindo como alguém, você mantem seus próprios privilégios. Assim, mesmo se você restringiu as informações que os usuários regulares podem ver, você ainda vai ver quando você estiver agindo em nome de um usuário.

Se você não trabalhar com usuários registrados, você não pode agir em nome deles. No entanto, você pode enviar e-mails de confirmação para as pessoas para quem você está criando agendamentos. Pra isso, certifique-se de que Usar o e-mail como nome de login esteja desmarcado(Controle de Acesso ) e habilitar o campo email em Configurar > Processo. Isso permitirá que você digite um endereço de e-mail para cada reserva que você cria ao se logar como administrador. Se você tiver configurado emails de confirmação, uma confirmação será enviada para este email automáticamente.

Relatórios

Em Supervisionar > Relatórios você pode acessar vários relatórios padrões. Usando os vários seletores, você pode ter uma visão do comportamento de reserva em geral e/ou utilização por dia, semana ou mês durante um período de tempo específico. Os dados que são usados para gerar o gráfico/relatório pode ser baixado em formato XLS ou CSV clicando em .

Observe que, se tudo que você quer são os dados de reserva brutos para um período de tempo específico, você deve usar a opção de Baixar em Supervisionar > Baixar. Estes dados podem ser usados para gerar seus próprios relatórios personalizados no Excel, ou Google Docs.

Gerenciamento de usuários

Em Gerenciamento de usuários você tem acesso a todos os detalhes de seus usuários. Quando você trabalha com o Sistema de crédito, você pode usar a opção de edição para manipular os créditos dos usuários. Da mesma maneira você pode mudar o nível de um usuário regular para superusuário ou bloqueá-lo de acessar o seu sistema de reservas completamente.

Em Exportar, que pode ser encontrado no menu do lado direito de seu painel de controle, você pode baixar dados de registo de todos os usuários em formato CSV, XLS, XML ou formato de VCF / vCard. No caso de você precisar fazer alterações em massa para os dados, você pode exportar o banco de dados do cliente para, por exemplo, o formato CSV. Você pode então aplicar as alterações, salvá-lo como um arquivo CSV separado por vírgula e fazer upload do arquivo novamente em Importar. Por favor note que Importar só pode processar arquivos (CSV) separados por virgula.

Solução de problemas

Se, durante a importação de arquivos, você ver um erro como “CSV malformado: sequência de bytes inválida no UTF-8”, verifique o seguinte:

1. Por favor, certifique-se que você salvou o arquivo no formato CSV
2. Às vezes, letras com sinais como “é” podem provocar erros. Estas marcas podem ser removidos manualmente, mas é geralmente mais rápido copiar o arquivo para o Google Docs e salvá-lo de lá
3. Por favor, certifique-se de que o arquivo é separado por vírgulas. Versões mais antigas do Excel, as vezes, salvam o arquivo usando um formato separado por ponto e vírgula. A correção do Google Docs mencionada acima poderia também resolver este problema