Gerencie agendamentos e clientes

A seção Supervisionar do seu calendário é onde você gerencia o uso diário do sistema. É ali que você pode revisar, aprovar ou rejeitar reservas e acompanhar como o seu calendário está sendo usado com relatórios diários, semanais ou mensais.

Para ter mais controle sobre os usuários, vá até Gestão de usuários no painel principal. Lá você pode visualizar e editar os dados individuais de cada usuário e também criar reservas em nome deles. Se você tiver escolhido outro termo para seus usuários, como “clientes”, essa seção passará a se chamar Gestão de clientes.

Na tela de Gestão de usuários, você também encontrará Importar e Exportar. Esses recursos permitem importar e exportar dados de usuários em vários formatos para dentro e para fora da sua conta.

Revise suas reservas

Em Supervisionar > Visão geral, você pode revisar todos os seus próximos agendamentos. Você pode acessar uma visão geral de reservas antigas e excluídas por meio dos links Mostrar histórico e Mostrar lixo, respectivamente. A visão geral pode ser ordenada clicando nos cabeçalhos das colunas. Se o seu calendário tiver vários recursos ou serviços, um menu suspenso estará disponível para filtrar agendamentos de um determinado recurso ou serviço.

Usando a barra de pesquisa abaixo da visão geral, você pode encontrar as reservas de uma pessoa específica no seu calendário.

As informações exibidas na visão geral podem ser configuradas em Configurar > Layout. Lá você pode selecionar quais campos obrigatórios e opcionais de detalhes da reserva, incluindo campos personalizados, devem ser mostrados como colunas em telas de lista como esta.

À direita de cada entrada, você verá dois ou mais ícones. Ao clicar no ícone de calendário , você verá o agendamento/vaga diretamente no calendário, enquanto o ícone de edição permite fazer alterações no agendamento ou vaga (veja abaixo). Em um calendário de capacidade, o ícone de lupa permite ampliar as reservas de uma vaga específica.

Para calendários com pagamento ou aprovação configurados, o sistema também mostra uma coluna com símbolos como + ou C. Você pode passar o cursor sobre o símbolo para ver uma explicação em um pop-up e também pode consultar a lista completa de códigos de status.

Aprove reservas manualmente

Se você trabalha com aprovação do administrador, verá alguns indicadores úteis na visão geral das reservas:

• P para reservas pendentes
• + para reservas aprovadas
• +© para reservas aprovadas pagas com crédito

Para ver todas as reservas pendentes de uma só vez, clique em “mostrar pendentes” no menu de controle. Essa opção só aparece quando a aprovação está ativada. No calendário, reservas pendentes aparecem com uma tonalidade mais clara, facilitando a identificação. Os administradores também podem optar por receber um e-mail para cada solicitação de aprovação (veja Configurando o processo de reserva).

Para aprovar uma reserva, clique no ícone de edição daquele agendamento. No pop-up que aparecer, você verá o status da reserva em azul e a opção Aprovar. Se a reserva já tiver sido aprovada, você verá a opção Reverter, que permite revogar essa aprovação, se necessário.

Observe que superusuários também têm acesso à visão geral das reservas. Por padrão, eles podem aprovar reservas no seu calendário. Se necessário, isso pode ser alterado em Configurar > Acesso, desmarcando Permitir que superusuários alterem as reservas de outras pessoas (veja também Direitos de acesso dos superusuários)

Faça agendamentos em nome de alguém

Se você receber uma reserva por telefone ou e-mail, talvez queira adicioná-la manualmente ao calendário. No entanto, como você está conectado como administrador, a reserva seria registrada em nome do administrador por padrão. Para criar a reserva para outra pessoa, você pode usar o recurso de “agir em nome de”.

Você só pode agir em nome de usuários registrados, então será necessário criar um novo usuário se a pessoa ainda não tiver cadastro. Para agir em nome de um usuário, vá até Gestão de usuários.

Depois clique no ícone azul à direita dos dados do usuário. Isso levará você ao painel, onde poderá escolher o calendário que deseja usar para a reserva. Na barra superior, ao lado do seu próprio nome, você verá o nome de usuário ou o endereço de e-mail da pessoa em cujo nome está agindo. Se você fizer uma reserva nesse momento, ela aparecerá com o nome do usuário seguido de uma barra e do nome do administrador ou superusuário que criou a reserva. Assim, a reserva ficará registrada no calendário do usuário e os e-mails automáticos de confirmação e lembrete serão enviados a ele, se essas opções estiverem configuradas.

Agindo em nome de um usuário pelo próprio calendário

Outra forma de agir em nome de um usuário é indo diretamente ao calendário. No canto superior direito, você verá o mesmo ícone da página Gestão de usuários, mas na cor preta. Ao clicar nesse ícone, aparecerá um campo de texto com a descrição “Agir em nome de um usuário…”.

Nesse campo, digite o nome do usuário para quem deseja fazer o agendamento. Depois de informar o nome, clique no símbolo verde de confirmação. O ícone preto passará a ficar azul e o nome do usuário aparecerá, indicando que você agora está agindo em nome dessa pessoa e já pode fazer a reserva.

Se o usuário para quem você deseja fazer uma reserva ainda não tiver conta, digite o nome no campo de texto e clique em “Adicionar usuário”. Você será automaticamente redirecionado para Gestão de usuários para criar a conta. Depois de criar o cadastro, você já estará agindo em nome desse usuário.

Para parar de agir em nome de um usuário, clique no nome desse usuário no menu no canto superior direito da página.

Enquanto age em nome de um usuário, você mantém as suas próprias permissões. Se houver informações restritas para usuários comuns, você continuará podendo ver todos esses dados sobre outros usuários mesmo ao agir como cliente.

Lembre-se de que, se o seu calendário não exige cadastro de usuários, você não poderá agir em nome deles. Ainda assim, pode criar agendamentos como administrador e depois enviar e-mails de confirmação para usuários não registrados. Para isso, certifique-se de que Usar o endereço de e-mail como nome de login esteja desmarcado em Controle de acesso e ative o campo de e-mail em Configurar > Processo. Assim, você poderá informar um endereço de e-mail para cada reserva criada como administrador. Se você tiver configurado confirmações por e-mail, uma confirmação será enviada automaticamente.

Relatórios

Você pode acessar vários relatórios padrão em Supervisionar > Relatórios. Usando os diferentes filtros, é possível entender o comportamento geral de reservas e/ou a utilização por dia, semana ou mês em um período específico. Os dados usados para gerar o gráfico e o relatório podem ser baixados em CSV ou XLS clicando em .

Se você procura apenas os dados brutos de reservas de um período específico, use a opção de download em Supervisionar > Baixar. Esses dados podem ser usados para gerar seus próprios relatórios personalizados no Excel, Numbers ou Google Docs.

Gestão de usuários

Os dados dos clientes ou usuários podem ser acessados por meio de Gestão de usuários. Essa seção permite visualizar e gerenciar todas as informações de clientes e usuários dentro do sistema. A partir dela, você pode editar dados de usuários, ajustar saldos de crédito, se o sistema de créditos estiver ativado, atribuir papéis como superusuário ou bloquear completamente o acesso.

Quando você trabalha com o sistema de créditos, pode usar a opção de edição para manipular o crédito de usuários individualmente. Da mesma forma, você pode mudar o papel de um usuário de comum para superusuário ou bloqueá-lo completamente do seu sistema de reservas.

Importar ou exportar usuários

Você pode exportar os dados de cadastro dos usuários via Exportar na tela de Gestão de usuários. O recurso Exportar suporta vários formatos, incluindo CSV, XLS, XML e VCF/vCard.

Para fazer alterações em massa nos dados dos usuários, exporte a base de clientes como um arquivo CSV. Depois de editar os dados, salve o arquivo como CSV separado por vírgulas e envie-o novamente ao sistema via Importar. Lembre-se de que apenas arquivos CSV separados por vírgulas são aceitos em Importar.

Solução de problemas

Se, durante a importação de arquivos, você vir um erro como “Malformed CSV: invalid byte sequence in UTF-8”, verifique o seguinte:

1. Certifique-se de que o arquivo foi salvo em formato CSV.
2. Às vezes, letras com acentos, como “é”, causam erros. Esses sinais podem ser removidos manualmente, mas normalmente é mais rápido importar o arquivo para o Google Sheets e baixar novamente o CSV a partir de lá. Você também pode enviar o arquivo ao Google Drive, abri-lo com o Google Sheets e depois baixar o CSV.