O que os usuários podem fazer no meu calendário?

Se o cadastro é obrigatório para um calendário, isso é configurado na página Configurar > Acesso. Nela você escolhe o que os usuários, e também os superusuários, podem fazer ao adicionar, atualizar e excluir agendamentos. Essa página também permite definir quais informações sobre os agendamentos ficam visíveis para usuários comuns. Como administrador, você sempre poderá ver todas as informações. Além de configurar as permissões de acesso dos usuários regulares, a aba Configurar > Acesso também permite definir superusuários específicos para um calendário e conceder a eles direitos adicionais.

Esta página trata das permissões de um único calendário. Se você precisa decidir quem pode se cadastrar na conta em primeiro lugar, consulte Quem pode se cadastrar como usuário?.

Na página Configurar > Acesso você:

Define quem pode usar, ver e adicionar itens ao seu calendário
Decide quais detalhes dos agendamentos ficam visíveis para usuários comuns
Configura o acesso de superusuário para um calendário específico

Visualizar e usar o calendário

As configurações padrão do seu calendário são determinadas pelas escolhas feitas no assistente de criação de “Novo calendário”. A maioria dos calendários é configurada para permitir que qualquer pessoa os visualize, mas exige que o usuário faça login para criar ou alterar agendamentos. Se você preferir restringir o acesso para que apenas usuários registrados possam ver e usar o calendário, selecione Os usuários precisam fazer login para ver o calendário em Quem pode ver o calendário?.

O sistema foi projetado para impedir configurações contraditórias. Por exemplo, se você escolher a opção que apenas você e superusuários autorizados podem fazer alterações no calendário, as opções Qualquer pessoa que possa adicionar algo… em Quem pode atualizar ou excluir entradas? serão desativadas automaticamente.

Observe que as opções serão um pouco diferentes das mostradas acima se você tiver selecionado “senha compartilhada” ou “filtragem por IP” em Controle de acesso.

Você também pode permitir que os usuários façam alterações sem fazer login. Isso simplifica o processo de agendamento, mas vários recursos importantes, como o histórico de reservas, deixarão de estar disponíveis. Se você quiser permitir que usuários não registrados alterem apenas o próprio agendamento, pode incluir um link especial no e-mail de confirmação do agendamento.

Se você permitir que as pessoas façam alterações sem fazer login, desmarque em Controle de acesso. Assim, um campo separado de e-mail ficará disponível no formulário de agendamento.

Visualizar detalhes do agendamento

Dependendo do uso que você faz do seu calendário SuperSaaS, talvez seja melhor ocultar certos detalhes das reservas para os usuários.

Use configurações de visibilidade mais restritas quando os usuários só precisarem saber se um horário está disponível. Use configurações mais abertas quando eles precisarem se coordenar entre si, por exemplo, em calendários internos de equipe.

Visibilidade dos detalhes do agendamento

Há quatro níveis de detalhe para escolher, variando de mostrar todas as informações a não mostrar detalhe algum. (As opções disponíveis mudam um pouco conforme o tipo de calendário.) Se endereços de e-mail fizerem parte dos detalhes do agendamento, você pode usar a opção Ocultar endereços de e-mail para impedir que esses endereços sejam extraídos do seu calendário. Nesse caso, apenas a parte do endereço antes do @ será exibida.

Ocultar detalhes do agendamento pode ser útil, por exemplo, em contextos comerciais. Esconder certas informações pode ajudar a proteger a privacidade dos seus clientes. Já um calendário para uso apenas interno, por exemplo, para reservar uma sala de reunião, talvez precise permitir que os usuários vejam quem mais reservou.

Direitos de acesso dos superusuários

Superusuários adicionados por meio de Gestão de usuários têm acesso de superusuário a todos os calendários da conta. Se você preferir conceder acesso elevado apenas a um calendário específico, isso pode ser feito adicionando o nome de login desse usuário na aba Acesso daquele calendário.

Vídeo: Adicionando um membro da equipe como superusuário

Além da capacidade de ver todos os detalhes dos agendamentos, os superusuários podem receber direitos adicionais. Por exemplo, você pode permitir que eles alterem a programação de feriados e o horário de funcionamento. Por padrão, superusuários têm esse status em todos os calendários da conta, mas você pode limitar isso configurando Grupos de usuários.

Se apenas uma pessoa precisa de acesso elevado em um único calendário, normalmente é mais simples usar o acesso de superusuário específico desse calendário do que criar grupos. Os grupos passam a ser úteis quando há vários calendários e vários papéis de equipe que precisam ser separados.