Definindo restrições de agendamento

Se você permitir mais de uma reserva por usuário, um campo “Quantidade” aparecerá na caixa de diálogo da reserva, permitindo que os usuários indiquem, por exemplo, quantos assentos querem reservar.

Se você permitir que os usuários façam várias reservas no mesmo período, eles também poderão criar múltiplas reservas no mesmo horário. Isso pode ser útil para permitir que um usuário faça reservas para amigos usando a própria conta.

Por padrão, as informações de capacidade ficam visíveis para todos os usuários. Se você optar por esconder essas informações, será mostrada apenas a indicação de que o horário está disponível ou não.

Você pode ajustar a capacidade de cada horário individualmente ao criar ou editar esse horário na aba Supervisionar > Visão geral, independentemente da capacidade padrão. Para definir um horário com capacidade ilimitada, insira apenas o caractere de traço no campo de capacidade. Se você quiser apenas exibir um horário sem permitir reservas, defina a capacidade como 0.

O overbooking pode ser restrito a superusuários e ao administrador, ou permitido para todos os usuários da sua agenda. No segundo caso, você pode escolher colocar os usuários automaticamente na lista de espera ou deixar que eles próprios decidam se querem entrar nela.

Você pode escolher se os usuários da lista de espera serão encaixados automaticamente quando outra reserva for cancelada ou se isso será feito manualmente.

Um usuário que entra na lista de espera será notificado conforme as configurações gerais de notificação. Desde que as notificações por e-mail estejam ativadas, o usuário também receberá uma confirmação quando for movido da lista de espera para uma vaga disponível.

Observe que, ao ativar o recurso de lista de espera, uma configuração adicional aparecerá em Exigir pagamento ou aprovação? na página Configurar > Processo; ela permite que usuários na lista de espera paguem ao receber uma vaga, e não no momento da reserva.

No caso de uma Agenda de Recurso, você pode escolher entre três formas de determinar a duração da reserva. É possível deixar que o usuário determine horários de início e término, trabalhar com durações fixas ou fazer a duração depender do recurso, ou do serviço selecionado em um menu suspenso, o chamado “seletor de duração”.

Além de uma duração padrão, a primeira opção também permite impor uma duração mínima e máxima. O campo Tempo de intervalo pode ser usado para agendar um espaço entre reservas consecutivas, por exemplo, quando você precisa de algum tempo para se preparar entre dois compromissos.

Ao usar a opção de duração fixa, o campo de duração padrão é usado para determinar o tempo de cada reserva criada. Você também pode querer especificar algum tempo entre duas reservas consecutivas usando o campo Tempo de intervalo.

Ao selecionar a terceira opção, aparecerá uma nova área de texto em que cada uma das opções do seletor de duração deve ser inserida em uma linha separada. Essa linha pode consistir em uma breve descrição do recurso ou serviço, seguida por uma duração no formato H:MM ou D:HH:MM. Opcionalmente, você também pode adicionar um preço (veja também Definindo preços). Observe que esse recurso utiliza um dos dois campos personalizáveis disponíveis na agenda.

Em uma Agenda de Capacidade, a duração do horário define a duração das reservas. A duração padrão do horário pode ser definida em Configurar > Recursos. Esse valor é usado em todos os novos horários que você criar na agenda. Você pode, no entanto, ajustar facilmente a duração de um horário individual no momento da criação ou depois de ele já ter sido criado. Alterar a duração ou a descrição de um horário, ou transferir esse horário para outra data, não afeta as reservas que ele já contenha.

A Agenda de Serviço não possui uma duração padrão para reservas, ao contrário das outras duas agendas. Quando você cria um serviço na página Configurar > Serviços, precisa definir manualmente uma duração para cada serviço. Cada serviço pode ter uma duração diferente. Se você deixar o campo de duração em branco, o serviço não poderá ser criado nem salvo. A duração pode ser definida em dias, horas ou minutos, usando o formato D:HH:MM. A duração de cada serviço será exibida na agenda quando os usuários precisarem escolher o serviço que desejam reservar.

Além de definir uma duração para cada serviço, você também pode optar por adicionar tempos de intervalo e decidir se várias reservas podem acontecer ao mesmo tempo.

Com restrições de horário de início, você pode especificar explicitamente horários como 9:00, 9:30, 10:00, etc., ou fornecer um “padrão”. O padrão *:00, *:20, *:40, por exemplo, permite que novas reservas comecem na hora cheia e também aos 20 e 40 minutos.

Ao selecionar As restrições de início diferem por dia, aparece um campo adicional onde você pode especificar quando os compromissos podem começar em cada dia. Se você combinar várias agendas, então as restrições de início dessas agendas também serão combinadas logicamente, permitindo padrões realmente complexos. Você pode usar isso, por exemplo, para fazer com que o horário de início seja diferente em um único dia. Essa opção não está disponível quando os horários são arredondados para dias inteiros.

A opção Revelar apenas o primeiro horário de início disponível de cada dia deixará apenas uma vaga aberta por vez. Isso força as pessoas a fazer reservas adjacentes, o que evita lacunas na agenda, um conceito às vezes chamado de “agendamento em bloco”. Quando um compromisso é cancelado, esse espaço passa a ser aberto primeiro para preencher a lacuna. Como administrador, você ainda poderá clicar no horário de início e fazer o ajuste manualmente para reservar em qualquer ponto.

Quando você não usa restrições de horário de início, os compromissos podem potencialmente começar em qualquer horário. Nesse caso, talvez seja melhor definir um arredondamento apropriado. Assim, você evita que os usuários reservem horários irregulares, como das 12:07 às 12:23, o que deixaria sua agenda cheia de lacunas. Quando você usa o recurso de arredondamento em conjunto com restrições de horário de início, apenas o horário de término será arredondado.

Quando você seleciona Arredondar horários para o dia mais próximo, a interface deixa de mostrar horas e minutos. Isso é útil para eventos de vários dias, como o aluguel de uma casa de férias, em que não faria sentido especificar o horário em minutos. Você pode restringir ainda mais os horários em que os clientes podem reservar definindo o horário de funcionamento e adicionando dias especiais, como feriados nacionais e férias. Isso pode ser feito em Supervisionar > Horários de Funcionamento / Dias especiais.