Configurando restrições de agendamento

Se você permitir mais de uma reserva por usuário, um campo “Quantidade” aparecerá na caixa de diálogo da reserva, permitindo que os usuários especifiquem, por exemplo, quantos assentos desejam reservar.

Se você permitir que os usuários façam várias reservas para o mesmo período de tempo, eles também poderão criar múltiplas reservas para o mesmo horário. Isso pode ser útil para permitir que um usuário faça reservas para amigos usando sua própria conta de usuário.

Por padrão, as informações de capacidade são visíveis para todos os usuários. Se você optar por ocultá-las, será exibida apenas a informação de se o horário está disponível.

Você pode ajustar a capacidade de cada horário individualmente ao criá-lo ou editá-lo na guia Supervisionar > Visão Geral, independentemente da capacidade padrão. Para definir um horário com capacidade ilimitada, insira um hífen (‘—’) no campo de capacidade. Se você apenas deseja exibir um horário sem permitir reservas, defina a capacidade como 0.

O overbooking pode ser restrito a superusuários e ao administrador, ou permitido para todos os usuários da sua agenda. No segundo caso, você pode optar por colocar os usuários automaticamente na lista de espera ou deixar que eles decidam se desejam entrar na lista de espera.

Você pode escolher se os usuários da lista de espera realocados automaticamente uma vez que outra reserva é cancelada ou se você vai fazer isso manualmente.

Um usuário que é colocado na lista de espera será notificado de acordo com as configurações de notificação geral. Desde que habilitadas para notificações por email, os usuários também receberão um e-mail de confirmação após serem colocados.

Observe que, após a habilitação do recurso de lista de espera, uma configuração adicional aparecerá sob exigir pagamento ou aprovação? na página Configurar > processo; Essa configuração permite que os usuários em lista de espera pagar após a colocação, em vez de no momento da reserva.

No caso de uma Agenda de recurso, você pode escolher entre três maneiras de determinar a duração da reserva. Você pode permitir que os usuários determinem os horários de início e término, trabalhar com durações fixas ou deixar que dependa do recurso ou serviço selecionado a partir de um menu suspenso, o chamado ‘seletor de duração’.

Além de uma duração padrão, a primeira opção também permite definir uma duração mínima e máxima. Além disso, o campo Tempo de intervalo pode ser usado para agendar algum tempo entre reservas subsequentes, por exemplo, porque você precisa de algum tempo para limpar entre dois compromissos.

Ao usar a opção de duração fixa, o campo de duração padrão é usado para especificar a duração de cada reserva feita. Você também pode querer especificar algum tempo entre duas reservas subsequentes, usando o campo Tempo de intervalo.

Ao selecionar a terceira opção, uma nova área de texto aparecerá onde cada uma das opções para o seletor de duração deve ser inserida como uma linha separada. Uma linha pode consistir em uma breve descrição do recurso/serviço, seguida por uma duração no formato H:MM ou D:HH:MM. Opcionalmente, você também pode adicionar um preço (veja também Definindo preços). Observe que este recurso utiliza um dos dois campos personalizáveis disponíveis da agenda.

Em um Calendário da capacidade, o tamanho de uma vaga determina a quantidade de reservas. O tamanho de uma vaga padrão pode ser definido através de Configurar > recursos. Esse comprimento é usado para quaisquer novas janelas criadas em seu calendário. No entanto, o comprimento do padrão pode ser facilmente ajustado em uma janela individual durante ou após a criação. Alterar a duração ou a descrição de uma janela, ou transferi-la para outra data, não afeta de forma alguma as reservas que ela possa conter.

A Agenda de serviço não possui uma duração padrão para reservas, ao contrário das outras duas agendas. Quando você cria um serviço na página Configurar > Serviços, você deve definir manualmente uma duração para cada serviço. Cada serviço pode ter uma duração diferente. Se você deixar o campo de duração vazio, o serviço não poderá ser criado ou salvo. A duração pode ser definida em dias, horas ou minutos, utilizando o formato D:HH:MM. A duração de cada serviço será exibida na agenda quando os usuários tiverem que selecionar o serviço que desejam agendar.

Além de definir uma duração para cada serviço, você também pode optar por adicionar tempos de intervalo e decidir se múltiplas reservas podem ocorrer ao mesmo tempo.

Separadamente do alcance de reservas, você pode configurar seu calendário de uma forma que permita aos usuários criar agendamentos em tempos de início específicos apenas. Você pode também especificar as datas de início de forma explícita, por exemplo 9:00 AM, 9:30 AM, 10:00 AM, etc., ou prover um chamado ‘pai’. O código pai *:00, *:20, *:40, por exemplo, permite que novos agendamentos iniciem todo horário, e na hora, assim como 20 e 40 minutos passados.

Ao selecionar As restrições de início diferem por dia aparece um campo adicional onde você pode especificar quando os compromissos podem começar a cada dia. Se você combinar vários agendamentos então as restrições iniciais dos agendamentos também serão combinadas logicamente, permitindo alguns padrões verdadeiramente complexos. Você pode usar isso para alterar o horário de início para ser diferente em um único dia, por exemplo. Esta opção não está disponível quando você arredonda os horários para dias inteiros.

A opção Revela apenas o primeiro horário de início disponível para cada dia disponibilizará uma única vaga por vez. Isto obriga as pessoas a fazerem reservas adjacentes, o que evita lacunas na programação, um conceito por vezes referido como “reserva em conjunto”. Quando um compromisso é cancelado, esse espaço será aberto primeiro para preencher a lacuna. Como administrador, você ainda poderá clicar no horário de início e ajustá-lo manualmente para reservar em qualquer lugar.

Quando você não usa restrições de horário de início, os agendamentos podem começar em qualquer horário. Nesse caso, talvez você queira configurar um tempo de arredondamento apropriado. Assim, você evita que os usuários reservem horários irregulares como das 12:07 às 12:23, o que deixaria sua agenda cheia de lacunas. Quando você usa a função de tempos de arredondamento em combinação com restrições de horário de início, apenas o horário de término será arredondado.

Quando você seleciona Arredondar horários para o mais próximo dia, a interface do usuário omitirá a exibição de horas e minutos. Isso é útil para eventos de vários dias, como o aluguel de uma casa de férias, onde não seria apropriado especificar um horário em minutos. Você pode restringir ainda mais os horários em que os clientes podem agendar especificando seu horário de funcionamento e adicionando dias especiais como feriados nacionais e férias. Isso pode ser feito via Supervisionar > Horário de funcionamento / Dias Especiais.