Três tipos de agenda online: qual devo escolher?
A primeira escolha ao configurar sua nova agenda no SuperSaaS é qual tipo de agenda online você selecionará na página Nova Agenda.
Em alguns casos, as agendas se sobrepõem em funcionalidades e mais de um tipo pode funcionar para o mesmo cenário. Você terá a melhor experiência se souber qual tipo de agenda é o mais adequado para sua situação.
Use uma Agenda de Capacidade para eventos em grupo
Para determinar se uma agenda de capacidade funciona para sua situação, você pode se fazer a seguinte pergunta:
Quantas pessoas devem poder se inscrever para seu evento?
Se a resposta for mais de uma, então é provável que a agenda de capacidade seja a mais apropriada.
A principal característica da agenda de capacidade é que você pode definir uma capacidade máxima para cada evento. Para criar um evento em uma agenda de capacidade, basta criar um horário disponível para reserva e definir o número máximo de vagas que podem ser reservadas para um determinado dia ou horário.
- Alunos se inscrevendo para uma aula
- Participantes se registrando para uma conferência ou workshop
- Agendamento com um consultor (apenas um usuário por vez)
- Um spa com vários terapeutas (clientes marcam horários simultâneos, mas não com o mesmo terapeuta)
- Aluguel de barcos com várias embarcações (as pessoas desejam reservar em horários diferentes)
A Agenda de Recursos funciona bem na maioria dos outros casos
Uma agenda de recursos é organizada em torno de pessoas ou objetos individuais. Recursos podem ser consultores, professores, barcos, salas de reunião ou outros itens que só podem ser usados em uma única reserva por vez. Em outras palavras, o recurso pode ser reservado uma vez para um determinado horário. A agenda mostra a disponibilidade do recurso e o usuário escolhe um horário disponível. Uma agenda de recursos funcionará na maioria dos cenários, embora, às vezes, um processo orientado a serviços possa ser mais adequado.
Em um processo orientado a serviços, uma agenda de serviços pode ser usada para oferecer serviços em que mais de um recurso pode ser selecionado. O usuário primeiro precisa escolher um serviço (por exemplo, uma aula, um passeio, um corte de cabelo). Após selecionar um serviço, a agenda mostrará todos os horários que têm os recursos necessários (professores, instrutores de equitação ou cabeleireiros específicos) disponíveis. A diferença entre uma agenda de recursos e uma agenda de serviços está principalmente no processo de agendamento.
Recomendamos que você comece com uma agenda de recursos. A agenda de recursos deve conter todos os recursos escassos envolvidos no processo de agendamento. Por exemplo, recursos escassos podem ser terapeutas, salas, barcos, mesas de bilhar, etc. Se você está configurando uma agenda para permitir que as pessoas agendem um horário com você, então você seria o recurso escasso.
Não inclua recursos que não são limitados ou que estarão facilmente disponíveis para cada agendamento. Por exemplo, se uma reunião precisar de uma sala, mas sempre há uma sala disponível, não faz sentido incluí-la como um recurso.
A Agenda de Serviços tem algumas funcionalidades exclusivas
O principal benefício da agenda de serviços é que ela pode levar em conta a disponibilidade de recursos em outras agendas de recursos. Se o seu serviço depende da disponibilidade de vários recursos, a agenda de serviços verifica quando todos os recursos necessários (objetos e/ou pessoas) estão disponíveis para que o usuário possa fazer uma reserva. A diferença entre uma agenda de serviços e uma agenda de recursos é que os serviços em uma agenda de serviços têm um horário definido sem opção de repetição. Enquanto que em uma agenda de recursos, os usuários podem criar agendamentos de qualquer duração e/ou criar agendamentos recorrentes.
- Vários recursos são necessários para uma única reserva. Por exemplo, uma reserva para um tratamento exige que tanto uma sala quanto um terapeuta estejam disponíveis.
- Serviços diferentes exigem recursos diferentes. Por exemplo, um determinado tratamento só pode ser realizado por um médico específico.
- Um serviço exige que outro recurso esteja ocupado. Por exemplo, um serviço de assistência a idosos exige que um voluntário preencha uma vaga de ajuda primeiro.
Para definir um serviço que usa múltiplos recursos, primeiro você precisa definir esses recursos em uma agenda de recursos.
Combinando várias agendas
Se sua agenda de serviços estiver vinculada a várias agendas de recursos, você pode combinar os diversos calendários para resolver necessidades de agendamento mais complexas.
Para criar o cenário acima, não é necessário que o Terapeuta 1 e o Terapeuta 2 compartilhem a mesma agenda de recursos. Você pode combinar ou vincular agendas separadas a esse serviço específico, tornando possível que cada terapeuta sincronize sua própria disponibilidade usando, por exemplo, o Google Calendar. Para aplicações mais avançadas veja o capítulo sobre como combinar agendas.
Qual tipo de agenda funciona melhor para suas necessidades?
Quando estiver configurando um novo sistema de agendamento de compromissos no SuperSaaS, preciso escolher entre três tipos diferentes de agendas.
Por favor, me ajude a decidir qual devo escolher.
Quero permitir que meus usuários agendem um horário …
(descreva seu caso de uso)
Como você pode criar e excluir quantas agendas quiser, não há problema em experimentar vários tipos e excluir os não utilizados depois. Tudo, exceto o tipo da agenda, pode ser alterado posteriormente. Você pode testar um exemplo de cada tipo de agenda na seção de demonstrações. Você também pode achar os tutoriais úteis para os diferentes tipos de agenda.
| Caso de uso | Tipo de agenda |
|---|---|
| Alunos se inscrevendo em aulas | Capacidade |
| Participantes se inscrevendo em um evento | Capacidade |
| Funcionários reservando salas de reunião | Recurso |
| Usuários selecionando a duração dos compromissos | Recurso |
| Exibindo disponibilidade para sua pousada | Recurso |
| Reservando um projetor e uma sala | Serviço |
| Associando uma reserva a outra | Serviço |
| Combinando e vinculando várias agendas | Serviço |
Dicas avançadas
O sistema SuperSaaS oferece muita flexibilidade na hora de configurar seu processo de reserva. Aqui estão quatro dicas para configurar sua agenda para necessidades específicas.
Reserva restrita
Em uma agenda de recurso ou de serviço, toda a agenda está disponível para reservas, a menos que você bloqueie um horário. Em uma agenda de capacidade, é o contrário: os usuários só podem reservar onde você criou um horário disponível. Se você quiser que as pessoas escolham apenas entre algumas datas disponíveis, pode usar uma agenda de capacidade com capacidade máxima de 1 por horário. Isto pode ser mais fácil do que bloquear todas as datas indisponíveis, como você faria em uma agenda de recurso ou serviço.
Agenda de serviço independente
Você pode criar uma agenda de serviço que não esteja vinculada a nenhum recurso específico. Sem limites de recursos, é tecnicamente possível agendar compromissos ilimitados ao mesmo tempo — embora isso raramente seja prático. Por esse motivo, a agenda de serviço pode ser configurada para evitar compromissos sobrepostos, funcionando essencialmente como uma agenda de recurso para apenas um recurso. Essa é uma opção útil se você tiver apenas um recurso e preferir usar a agenda de serviço, por exemplo, pela sua conveniência.
Recursos agrupados, apresentados como uma única entidade
Uma agenda de serviço pode ser usada para apresentar um grupo de recursos como uma única entidade. Isto é útil, por exemplo, se você tiver 20 equipamentos idênticos para alugar e não quiser que o cliente selecione um específico. Você tem a opção de entregar o equipamento aleatoriamente ou entregar o primeiro disponível. Você pode encontrar uma explicação detalhada na página sobre como combinar agendas.
Um único recurso, apresentado como múltiplas entidades
Alternativamente, duas ou mais agendas de serviço podem ser usadas para representar um único recurso como entidades diferentes. Um exemplo seria onde uma agenda é mostrada para membros de um clube e outra para clientes avulsos. Os membros poderiam ter permissão para reservar a um preço mais baixo ou com mais antecedência do que os clientes regulares. Outro exemplo seria de um consultor que trabalha para diferentes clientes em vários locais. Eles podem fornecer a cada local uma agenda personalizada para aquele cliente específico, garantindo ao mesmo tempo que não sejam reservados em duplicidade.
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