Combinando calendários

Um dos recursos mais poderosos do SuperSaaS é a capacidade de combinar vários calendários para criar cenários complexos de agendamento. Por exemplo:

Múltiplos recursos são necessários para uma reserva. Por exemplo, uma reserva para um tratamento requer que um quarto e um terapeuta estejam disponíveis.
Ocupar um recurso torna outro disponível. Por exemplo, antes que uma vaga para assistência possa ser reservada, um voluntário precisa se inscrever para ajudar.
Recursos agrupados, apresentados de uma única forma. Por exemplo, você tem 20 equipamentos idênticos para alugar e não quer que o usuário selecione um em particular.
Recurso único, apresentado de várias tipos. Por exemplo, um clube permite que os membros reservem uma quadra de tênis, mas também permite que clientes visitem. Os membros poderiam ser autorizados a reservar o mesmo tribunal a um preço mais baixo ou com mais antecedência.
Combine horários em uma exibição. Por exemplo, você tem uma restrição diferente em um único dia da semana. Você pode criar uma programação separada para esse dia, e em seguida, combiná-la para apresentar ao usuário uma visualização única da semana.

Agendas de serviço podem usar agendas de recursos

Dos três tipos de agendamento no SuperSaaS, o agendamento do tipo “serviço” é o único que pode se conectar a outros agendamentos e só pode se conectar a agendamentos do tipo “recurso”. (Essa capacidade tem a desvantagem de não poder criar compromissos repetidos ou de duração variável no cronograma de serviço.)

Múltiplos recursos são necessários para uma reserva

Um serviço geralmente requer que um ou mais recursos estejam disponíveis. Por exemplo, o serviço “massagem” pode exigir a disponibilidade do recurso “terapeuta”. E o serviço “Sala de reunião com projetor” pode exigir a disponibilidade de uma sala de reunião e de um projetor. Ao calcular a disponibilidade, o sistema precisa garantir que todos os recursos necessários estejam disponíveis. Para que isso funcione, você cria um ou mais agendamentos de tipo de recurso dos quais o serviço depende. Você pode fazer isso antes de criar a programação de serviço ou depois. Você pode então conectar o cronograma de recursos na página Configure > Serviços do cronograma de serviço.

Todos os recursos podem ser colocados em uma única agenda de recursos ou você pode colocá-los em agendas separadas. Como regra, se você tiver recursos intercambiáveis (por exemplo, você tem várias salas e o serviço pode ser fornecido em qualquer uma delas), é melhor colocá-los no mesmo cronograma de recursos.

Múltiplos recursos são combinados para uma reserva — Múltiplos recursos são necessários para uma única reserva

Ocupar um recurso torna outro disponível

Você pode precisar de dois (ou mais) recursos para serem combinados. Por exemplo, você deseja que um cliente corresponda a um vendedor. Para uma feira, você pode pedir à equipe de vendas para se inscrever em uma agenda, o que abriria um espaço disponível em outra agenda que os clientes podem reservar. Outra forma de fazer isso seria pedir à equipe de vendas para criar uma agenda de recursos no SuperSaaS que reflita sua disponibilidade e, em seguida, pedir aos clientes que reservem lá, mas isso exige muito mais esforço da equipe de vendas.

Normalmente, um serviço só está disponível quando todos os recursos conectados estão disponíveis. E quando um serviço é reservado, todos os recursos conectados são marcados como ocupados. No entanto, ao configurar um serviço, você pode clicar no botão ⊗ ocupado e, em seguida, clicar no botão ⊗ ao lado de um recurso, e vai inverter essa lógica. O serviço só estará disponível se o recurso estiver ocupado. A reserva desse serviço não afeta o recurso marcado como “ocupado”. Portanto, você deseja evitar que o serviço seja reservado várias vezes, por exemplo, conectando também um recurso regular além do recurso “ocupado”.

A reserva em um calendário cria disponibilidade em outro

Recursos agrupados, apresentados de forma individual

Pode ser inconveniente ou indesejável permitir que o usuário selecione entre vários recursos semelhantes. Por exemplo, você pode não querer que um candidato escolha de uma lista de entrevistadores, mas prefira atribuir o primeiro disponível ou aleatoriamente.

Ao conectar um serviço a um agendamento de recursos com vários recursos, você verá a opção de conectar-se a « Qualquer um de … » dos recursos. Você também pode combinar recursos em horários clicando no botão ou. Na página Configure > Serviços do agendamento de serviço, você pode encontrar uma opção Se vários recursos estiverem disponíveis:. Você tem a opção de deixar o usuário escolher, selecionar um recurso aleatoriamente ou fornecer o primeiro disponível em ordem listada na tabela.

Recursos agrupados em uma agenda — Múltiplos recursos podem ser apresentados de forma individual

Também é possível combinar recursos agrupados com vários recursos para uma reserva, conforme explicado acima. Um exemplo seria uma reserva de grupo para um passeio que precisa de 5 bicicletas e um guia, onde você não se importa com qual guia, nem quais bicicletas específicas são selecionadas da piscina. Basta selecionar a opção « Qualquer um de … » várias vezes.

Recurso único, apresentado de várias formas

Você pode apresentar diferentes cronogramas para diferentes públicos, garantindo que o número total de recursos não seja superlotado. Um exemplo seria um consultor que trabalha em vários locais e deseja fornecer uma agenda personalizada para cada local. Cada local pode ter um preço diferente, serviços diferentes e horários de funcionamento diferentes.

Recurso único apresentado em vários agendamentos — Um único recurso pode ser apresentado em várias agendas

Combine agendas em uma exibição

Às vezes, você precisa de mais flexibilidade do que as configurações de agendamento único podem fornecer, pois a combinação de agendamentos pode fornecer uma solução. Por exemplo, você pode ter um cenário em que nos fins de semana você precisa que o tempo de atraso seja diferente dos dias da semana, porque o tempo de viagem é diferente durante o fim de semana. Ou você deseja que o limite por usuário seja diferente às sextas-feiras para incentivar mais pessoas a reservar naquele dia.

Nesse caso, você criaria dois (ou mais) agendamentos de tipo de recurso, vamos chamá-los de “Dia da semana” e “Fim de semana” e aplicar as diferentes restrições a cada um. Depois disso, você cria uma programação de tipo de serviço e define um serviço para ser dependente de “Dia da semana” ou “Fim de semana”. O resultado será uma combinação lógica das configurações de cada programação. Consulte a próxima seção para obter detalhes sobre como os planejamentos interagem.

Combine agendas em uma exibição — Os horários podem ser combinados em um único formato

Como as agendas interagem

Quando o sistema verifica a disponibilidade, é claro que leva em consideração se há agendamentos conflitantes para algum dos recursos solicitados. No entanto, existem muitas outras restrições de agendamento que você pode configurar:

Horário de funcionamento
Dias especiais como feriados
Limitar com que antecedência uma reserva pode ser feita
Limitar compromissos por período de tempo ou no total
Certifique-se de que um calendário sincronizado do Google ou do Outlook esteja disponível

Um período de tempo só está disponível se cumprir todas essas restrições, incluindo as restrições para cada recurso do qual o serviço depende. Por exemplo, se o Horário A estiver disponível às 9:00 e 10:00, e o Horário B estiver disponível às 10:00 e 11:00, então um serviço que dependa tanto do Horário A e do Horário B seria só estará disponível às 10:00. Se um serviço dependesse do Horário A ou do Horário B, ele estaria disponível às 9:00, 10:00 e 11:00.

Para recursos marcados como “ocupados”, todas as restrições, horários de funcionamento e outras limitações de disponibilidade são ignoradas. Os períodos de tempo ocupados por compromissos em tal recurso são a única coisa que afeta a disponibilidade do serviço.

A aba “Horário” de cada agenda, na tela “Supervisionar”, possui uma seção na parte inferior que determina como as informações de disponibilidade são aplicadas e uma caixa de seleção para permitir que o administrador ignore todas as restrições de tempo do horário. Se você desativar uma restrição lá, ela também será ignorada nos serviços dependentes.

Na página Configure > Processo do agendamento do serviço, você pode indicar se um compromisso também deve acionar notificações e webhooks em qualquer agendamento conectado. Se um compromisso afetar vários agendamentos, um email adicional será enviado para cada agendamento afetado e um webhook para cada recurso afetado. Assim, um agendamento para uma viagem que reserva a Bicicleta 1, Bicicleta 2 e Bicicleta 3 pode acionar um e-mail e um webhook na programação da viagem e, em seguida, mais um e-mail e mais três webhooks na programação das bicicletas.

Se uma alteração em um horário de serviço mover um compromisso de um horário para outro, apenas um evento de atualização é enviado, para o novo horário. Ele não aciona um e-mail ou webhook na programação em que o recurso foi excluído.

Todas as outras configurações da programação se aplicam apenas a reservas feitas nessa programação específica. Por exemplo, apenas um lembrete por e-mail é enviado, conforme definido pela configuração de confirmação na agenda em que o usuário criou a reserva. Além disso, apenas as configurações de preço e pagamento se aplicam ao horário em que o agendamento foi feito.