Crie uma fila virtual para gerenciar o fluxo de clientes

Escolha o tipo de agenda adequado

Clique em Nova agenda no menu do seu Painel de controle. Você será levado ao assistente de nova agenda, onde primeiro deverá escolher entre uma agenda do tipo Recurso, Capacidade ou Serviço. Para a fila que vamos criar, a agenda de recursos é a opção mais adequada.

Decida como os usuários poderão acessar a agenda

Na próxima etapa, o sistema perguntará se os usuários precisarão fazer login para entrar na fila. Neste exemplo, escolhemos a opção “Nenhum login necessário”, porque isso facilita para os clientes. Se você pedir que eles criem uma conta, eles terão um pouco mais de trabalho, mas também poderão alterar a própria reserva depois.

Defina quantos clientes poderão ser agendados por horário

Para este exemplo, escolhemos um cliente por horário. Em uma etapa seguinte, você definirá o tamanho de cada intervalo. Assim, é possível trabalhar com intervalos de 1 minuto para um cliente por minuto ou criar intervalos de 10 minutos e permitir 10 clientes por vez. As duas opções podem oferecer a mesma capacidade total. Se você ainda não tiver certeza, escolha uma configuração inicial, pois poderá ajustá-la mais tarde.

Dê um nome à sua agenda

O título da agenda, combinado com o nome da sua conta, forma a URL que seus clientes verão no navegador ao acessar a fila. Escolha um nome curto, mas descritivo, por exemplo o nome da sua loja, e clique em Próximo. Você poderá alterar esse nome depois, mas lembre-se de que a URL da agenda também mudará.

Defina a disponibilidade

Na duração da reserva, informe o tamanho de cada intervalo. Neste exemplo, usamos 5 minutos e marcamos a opção “Todas as reservas têm uma duração fixa”. Na seção “Quando as reservas podem começar?”, selecione “Em horários específicos” e copie o seguinte: *:00, *:05, *:10, *:15, *:20, *:25, *:30, *:35, *:40, *:45, *:50, *:55. Essas restrições ajudam o sistema a mostrar uma interface mais clara para a escolha do horário.

Faça ajustes para que a agenda pareça uma fila

Ao clicar em Concluir, uma agenda vazia será criada e publicada imediatamente. Agora faremos alguns ajustes para deixá-la adequada ao uso como fila virtual. Clique em Configurar e abra a aba “Layout”. Na opção “Escala vertical para as visualizações semanal e diária”, selecione “10 min/intervalo”. Em “Quais visualizações devem estar disponíveis?”, desmarque a opção “Visualização mensal” e escolha “Horários disponíveis” como visualização padrão. Depois clique em “Salvar alterações” no final da página.

Em seguida, vá para a aba “Processo” e escolha quais campos os clientes deverão preencher. Neste exemplo, definimos “Nome completo” como obrigatório e alteramos todos os demais para “Não perguntar”. Se quiser coletar e-mail ou telefone dos clientes, você pode ativar esses campos aqui. Na seção “Para onde enviamos o usuário depois de criar uma reserva com sucesso?”, escolha “Enviar o usuário para uma URL” e informe o link de uma página no seu site. O ideal é que essa página tenha uma mensagem de agradecimento. Na nossa aplicação de exemplo, enviamos o cliente para uma página que mostra a fila, mas isso nem sempre é o mais prático, porque os nomes ficam ocultos.

Por fim, abra a aba “Acesso” e, na seção “Um usuário pode ver os detalhes das reservas criadas por outras pessoas?”, selecione “A agenda não mostra detalhes e oculta reservas passadas”. Para uma loja, essa costuma ser a escolha mais adequada por questões de privacidade. Em um ambiente como escritório, onde as pessoas se conhecem, você pode preferir exibir os nomes na lista.

Os usuários comuns verão a mesma agenda, porém com menos opções. Como a maioria dos clientes acessará a fila pelo celular, é importante verificar também como a interface aparece em telas menores.

Em um celular, a fila ficaria parecida com isto:

Crie uma reserva de teste para entender exatamente o que seus clientes verão durante o processo.

Deixe a agenda com a sua cara

Na página Configurar, aba Layout, você pode inserir textos para explicar o funcionamento da fila. Também pode personalizar cores, links para seu site e links para suas redes sociais.

Adicione membros da equipe

Na seção Gestão de usuários, você pode criar contas de superusuário. Esses usuários podem ver todas as pessoas na fila e fazer alterações nas reservas. Por isso, esse é um bom lugar para cadastrar sua equipe.

Notifique os clientes

Na aba “Processo”, você pode ativar os campos de e-mail e telefone celular para coletar essas informações, caso sejam úteis para comunicação ou marketing. Nessa mesma página, você também pode enviar confirmações por e-mail para você e/ou para seus clientes. No final da página, ainda é possível limitar com quanta antecedência alguém pode reservar, na seção “Com quanta antecedência um usuário pode adicionar ou alterar a reserva?”.

Permita reservas com duração variável

Se o tempo de atendimento variar de cliente para cliente, você pode oferecer um menu suspenso para que a pessoa selecione uma estimativa. Na aba “Recursos”, escolha a opção “O cliente seleciona a duração em uma lista suspensa”. No campo que aparecer, informe as diferentes durações disponíveis.

Aumente a capacidade

Se quiser ampliar a capacidade da fila, você pode adicionar mais horários ou incluir mais recursos para que vários clientes sejam atendidos ao mesmo tempo. As duas opções ficam na página Configurar, aba Recursos. Para adicionar recursos extras, clique no link “Inserir uma lista” (ele só aparece se você ainda não tiver incluído recursos adicionais). Ali, você pode informar um nome para cada recurso, por exemplo “Fila 1” e “Fila 2”. Esses recursos aparecerão como opções separadas na fila. Em alguns casos, pode ser melhor combinar vários recursos em um único horário. Assim, o usuário vê apenas uma opção por intervalo, e essa opção desaparece quando todos os recursos daquele horário já tiverem sido ocupados. Isso é possível no SuperSaaS, embora exija um pouco mais de configuração. Os passos são os seguintes:

• Crie uma nova agenda no painel e, desta vez, escolha o tipo “Serviço”
• Defina um único serviço com a quantidade de horários que você deseja oferecer
• Configure o serviço para estar disponível apenas se “Qualquer um dos…” seus recursos estiver disponível

Você pode criar uma reserva como usuário e removê-la depois de verificar que sua fila online está funcionando corretamente.

Cada agenda tem sua própria URL, disponível na aba Visão geral. Se quiser enviar um cliente diretamente para uma agenda específica, basta copiar esse link e colá-lo em um e-mail, mensagem ou SMS.

Há várias maneiras de compartilhar sua fila: